Når uddata skal trækkes fra systemet sker det oftest i form af rapporter, lister o.lign. Disse data benyttes af medarbejdere og ledere, samt eksterne interessenter fx revisionen. Ofte skal informationerne bruges som styringsredskab, og det er derfor meget vigtigt at informationerne er retvisende.
For at sikre, at de uddata der skal trækkes fra systemet er brugbare, kræves:
- At alle inddata er korrekte, hvilket skal sikres ved indtastning og løbende kontrol (af. Fx stamdata).
- At du ved præcis hvilken information, du har behov for. Fx er det vigtigt, at du – allerede inden du trækker en rapport – har gjort op med dig selv, hvilke data rapporten skal indeholde (du kan til- og fravælge oplysninger), såsom periode, medarbejdernummer, lønforbrug, osv. ). Systemet giver dig kun de oplysninger du selv har bedt om. Derfor skal du kende ‘reglerne’ for filtrering i rapporter for at kunne stole på, at indholdet af den rapport du søgte, også bliver korrekt.
