Ved ændring af ansættelsesforholdet skal der udfyldes og indsendes et ændringsskema til Lønteamet, ligesom der ved ændring af lønoplysninger, skal udfyldes og indsendes nyt Lønskema.
Lønoplysninger og andre oplysninger om ansættelsesforholdet er helt afgørende for lønprocessen. Disse data indgår i al senere aktivitet knyttet til lønprocessen, og det er derfor meget vigtigt, at oplysningerne er kontrolleret af både driftsstedet og Lønteamet.
Når en ny medarbejder ansættes, skal selve oprettelsesprocessen foregå hurtigst muligt, jf. afsnit 1 i Lønportalen om Ansættelse. Dvs. at indtastning af lønoplysninger skal være effektiv (hurtig og korrekt). Der kan dog også være tale om Ændring af eksisterende lønoplysninger eller andre medarbejderoplysninger på en allerede ansat medarbejder, fx anciennitetsændring. Her gælder samme regler for effektivitet og kvalitet, da konsekvenserne ved forkerte oplysninger er de samme, som ved ansættelse. Men det kan her være endnu sværere at udrede, hvis fejl opdages for sent. Eksempelvis kan der blive behov for en række efterkalkulationer i relation til løn, ferie og eventuelle tillæg.
Dersom lønudbetalingen også ved ændringer i ansættelsesforholdene med sikkerhed skal kunne foregå til tiden, er det vigtigt at fremsendelse af Ændringsskema og/eller Ændring af Lønindplaceringsskema til Lønteamet foregår hurtigst muligt. Fremsendelse skal ske inden den 5. i måneden, hvis lønnen skal kunne udbetales korrekt bagud for indeværende måned, eller forud for den kommende måned. Det gælder også hensynet til eventuelle ændringer mht. tildeling af IT-adgange, som jo tildeles ud fra ansættelsesskemaet. Hvis disse forhold ikke overholdes, kan der ikke påregnes kørsel af korrekt løn til tiden. I de tilfælde, hvor fristen (dvs. den 5. i måneden) ikke kan overholdes, skal materialet fremsendes via lederen af Lønteamet, Henrik Malmqvist (MAQ@ishoj.dk). Dette dels af hensyn til, at der i hvert enkelt tilfælde skal tages stilling til nødvendigheden af en særkørsel (kaldes en aperiodisk kørsel), dels for at der kan sikres en registrering af de driftssteder, hvor arbejdsgangen tilbagevendende er uhensigtsmæssig. Og som af samme grund bør gives særlig bevågenhed. I sidste instans handler det om, at lønproduktionen skal kunne foregå med den fornødne driftssikkerhed. Til gavn for alle i det kommunale fællesskab.
Ishøj Kommune har udviklet en række procedureværktøjer og arbejdsbeskrivelser til at hjælpe i behandling af lønprocessen. Materialet kan Du finde her på Uglen.
Ved ændring af medarbejderens ansættelsesforhold i forhold til:
Kontakt, information og skemaer vedr. jobcenter
Senest opdateret 11. november 2016
