Ved ansættelse og oprettelse af en medarbejder ligger der en opgave i at skabe det nødvendige overblik over de dokumenter og referencer, som skal indhentes. Medarbejderen skal desuden indplaceres både lønmæssigt og i forhold til tildeling af IT-rettigheder.
Ansættelsesfasen er central i den samlede lønproces. Formålet er at sikre korrekt oprettelse af medarbejderen, sådan at alle procestrin glider uden problemer. Det er afgørende, at al dokumentation er indhentet, at skemaer er korrekt udfyldt og at materialet fremsendes til lønteamet rettidigt. Alt sammen for at sikre at medarbejderen modtager den rette løn første gang. Alle mangler eller sene indberetninger skaber merarbejde og forsinkelse i det videre forløb og koster derfor tid og kan være årsag til frustration hos dig selv, dine kolleger og, ikke mindst, hos den nye medarbejder.
Dersom lønudbetalingen med sikkerhed skal kunne foregå til tiden, er det vigtigt - når den rette person til et job er fundet - at fremsendelse af Ansættelsesskema og Lønindplaceringsskema til Lønteamet foregår hurtigst muligt. Fremsendelse skal ske inden den 5. i måneden, hvis løn skal kunne udbetales korrekt bagud for indeværende måned, eller forud for den kommende måned. Det skyldes også hensynet til eventuel tildeling af IT-adgange, som tildeles ud fra ansættelsesskemaet. Hvis disse forhold ikke overholdes, kan der ikke påregnes kørsel af korrekt løn til tiden. I de tilfælde, hvor fristen (dvs. den 5. i måneden) ikke kan overholdes, skal materialet fremsendes via lederen af Lønteamet, Henrik Malmqvist (MAQ@ishoj.dk). Dette dels af hensyn til, at der i hvert enkelt tilfælde skal tages stilling til nødvendigheden af en særkørsel (kaldes en aperiodisk kørsel), dels for at der kan sikres en registrering af de driftssteder, hvor arbejdsgangen tilbagevendende er uhensigtsmæssig. Og som af samme grund bør gives særlig bevågenhed. I sidste instans handler det om, at lønproduktionen skal kunne foregå med den fornødne driftssikkerhed. Til gavn for alle i det kommunale fællesskab.
Ishøj Kommune har udviklet en række procedureværktøjer og arbejdsbeskrivelser til at hjælpe i behandling af ansættelsesfasen. Dette materiale findes på Uglen under emnet Ansættelse.
At benytte tilgængelige skemaer, vejledninger, huskelister, mv. på Uglen/Lønportalen
At kontrollere data, så korrekt oprettelse af medarbejderen sikres
At følge korrekt procedure vedr. virksomhedspraktik og løntilskudsansættelser
At ansættelsesdokumenter skal sendes til lønteamet via lederens e-mail, eller med leder som cc: på mailen
Kontakt, information og skemaer vedr. jobcenter
Senest opdateret 16. januar 2020
