Det nye venteområde med mødestander på rådhusets etage 2.
Direktionen har besluttet, at der ikke længere skal være en Information med medarbejdere, som kan tage imod borgere og andre gæster på rådhusets etage 2. I stedet kan de fremover få besked om møder på deres mobiltelefon, betjene sig ved en mødestander, og kalde op til en receptionist, som sidder i Rådhusservice og tager imod opkald på kommunens hovednummer.
Uden Informationen er der desuden blevet mere plads til et hyggeligt venteområde med bløde møbler for borgere, samarbejdspartnere og andre, der skal til møde på rådhuset. På sigt får de også mulighed for at tage en gratis kop kaffe, mens de venter.
Det nye venteområde med mødestander åbnede samtidig med det nye mødecenter på rådhusets etage 2 den 2. september.
Når du får besøg udefra, kan du ikke længere få receptionen til at give besked om, at din gæst er ankommet.
Mødedeltagere udefra skal enten selv ringe til dig eller tjekke ind til mødet i et aftalesystem på mødestanderen.
Systemet indeholder en række smarte funktioner, der gør, at din gæst fx kan få besked via en påmindelses-sms inden jeres møde, og du får besked om gæstens ankomst pr. mail og på sms, hvis du vælger det.
Hvis mødedeltagere udefra ikke kan finde ud af at bruge mødestanderen eller fx mangler information om, hvor de skal gå hen, vil de kunne ringe til receptionisten i Rådhusservice via en skærm på etage 2.
”Det er vigtigt at understrege, at muligheden for at ringe til en receptionist er en service til gæster på rådhuset og ikke en intern servicefunktion. Fremover foregår tjek ind til møder på rådhuset via det nye aftalesystem. Hvis du som mødeleder har brug for hjælp til mødestanderen, er der udpeget en koordinator i alle centre, som du kan kontakte. Spørg din leder, hvis du er i tvivl om, hvem det er,” siger Thomas Møller, der er leder af Rådhusservice i Center for Ejendomme.
Muligheden for at ringe til receptionisten via en skærm vil dog ikke være klar fra starten af september, så i en overgangsperiode vil der være en medarbejder til stede på etage 2 til at hjælpe de borgere, som måtte have brug for det.
Informationen og receptionistfunktionen har tidligere været varetaget af Borgerservice, men siden februar 2019 har opgaverne været delt mellem Rådhusservice og Borgerservice.
Rådhusservice har fået receptionist-opgaven og opgaven med at besvare og viderestille opkald til kommunens hovednummer, mens Borgerservice besvarer de opkald, der kommer til Borgerservices egne telefonnumre.
Informationen var ikke en optimal arbejdsplads for de tidligere receptionister, fortæller Thomas Møller.
”Der har været flere påbud fra arbejdstilsynet på grund af dårligt fysisk arbejdsmiljø. Derudover har det ikke været en særlig god måde at bruge medarbejderressourcerne på, fordi receptionisterne har siddet meget isoleret, og den ene har skullet løse administrative opgaver for Borgerservice i et miljø, hvor det i perioder kunne være svært at fordybe sig.
Da den ene medarbejder nu er flyttet ned i Borgerservice, ville den anden fremover skulle sidde alene, og det ville ikke fungere hverken fagligt eller personligt.”
Ifølge Thomas Møller er ordningen med en receptionist, der sidder i Rådhusservice med god succes blevet testet under hele renoveringen af etage 2.
Senest opdateret 27. oktober 2021
