Snart bliver det lidt lettere for os alle at arbejde i Ishøj Kommune.

Næste år vil medarbejdere og ledere nemlig få mulighed for at bruge apps til at registre, godkende og holde styr på fravær, kørsel og udlæg.

”Vi har haft et stort ønske om denne udvikling i flere år, så jeg er naturligvis glad for, at vi nu er ved at være klar. Jeg tror, at vi med dette skridt kan gøre arbejdslivet lidt lettere for os alle,” siger HR-chef Søren Henriksen.

Hent apps til dit eget behov

Det nye tiltag betyder, at flere af de opgaver, som vi i dag bruger store mængder af tid og ressourcer på, snart kan klares digitalt på fx en telefon. Indberetningerne skal ske igennem fire apps, som er udviklet af KMD og tilpasset vores kommunes behov.

”De fire apps fungerer uafhængigt af hinanden. Det betyder, at du kun skal hente den app, der er relevant for dig. Hvis du ofte har udlæg eller kører i egen bil i forbindelse med arbejde, kan du hente udlægs- eller kørselsappen. Hvis du blot gerne vil have overblik over din ferie, kan du hente fraværs-appen,” fortæller Søren Henriksen.

Samtidig får lederne en særlig app, hvor de med få tryk kan se og godkende medarbejdernes registreringer og bilag.

”Vi får frigjort ressourcer”

Selve proceduren for indberetninger og godkendelse af fravær, kørsel og udlæg bliver ikke ændret, men det nye er, at hele proceduren nu bliver digitaliseret, fordi indberetningerne i de fire apps automatisk bliver registreret i vores økonomiske system, KMD Opus.

”Dermed bliver indberetningerne mere enkle for alle parter, og at vi kan begrænse de administrative arbejdsgange. Det betyder, at vi både får gjort indberetningerne lettere for medarbejderne og samtidig får frigjort ressourcer hos de medarbejdere, som tidligere har brugt meget tid på dette område. De ressourcer kan nu bruges til vores kerneopgaver,” siger Søren Henriksen.

En anden fordel ved de nye apps er, at de bliver opdateret i real time, så du kan se alle ændringer øjeblikkeligt. Dermed kan du fx altid få et præcist overblik over, hvor meget ferie du har tilbage – hvilket bliver endnu mere aktuelt med de nye ferieregler.

Apps bliver rullet ud i faser

Beslutningen om at indføre de nye apps blev truffet på koncernledelsesmødet sidste år. Siden har en arbejdsgruppe indsamlet erfaringer fra andre kommuner og på den baggrund besluttet at udrulle brugen af de fire apps i faser.

I første omgang vil appsene blive taget i brug i Center for Ledelse og Strategi og Center for Borger, Økonomi og It, hvor medarbejderne vil teste dem for at se, om de virker efter hensigten.

”Det er naturligvis vigtigt, at alt fungerer optimalt fra første fløjt. Derfor går vi efter en trinvis udrulning, hvor vi kan afprøve, evaluere og udvikle på appsene, inden vi ruller dem ud til alle medarbejdere. På den måde kan vi gøre os nogle praktiske erfaringer og retter ind,” siger Søren Henriksen.

Superbrugere skal hjælpe kollegaer

De nye apps er lette at bruge og kan anvendes på både telefon og i en browser på din computer. Hvis du bruger din telefon, kan du blandt andet tage billeder af dine bilag og sende dem sammen med din indberetning i fx udlægs-appen.

De medarbejdere, som ikke har adgang til en telefon eller computer i løbet af deres arbejdsdag, vil få stillet en anden teknisk løsning til rådighed.

”Vi har arbejdet med dette projekt længe, og jeg er overbevist om, at vi kan tage hånd om de udfordringer, der eventuelt måtte være. Blandt andet vil vi uddanne en række superbrugere i hvert center, som kan hjælpe deres kollegaer. På den måde kan vi alle komme godt i gang,” siger Søren Henriksen.

Ifølge tidsplanen skal alle medarbejdere gerne være i gang at bruge de nye apps i efteråret 2020.

Nærmere information vil følge i det nye år.